Muy a menudo en sus actividades, los empresarios individuales y las organizaciones utilizan una caja registradora o formularios de informes estrictos cuando trabajan con individuos. En el material de hoy le diremos cómo mantener registros de formularios de informes estrictos. Además, a partir de esta publicación, el lector aprenderá qué es BSO, cuáles son las reglas para su desarrollo e impresión.
Un formulario de informe estricto (SRF) es un documento que se utiliza para procesar pagos en efectivo. Puede comprar formularios impresos ya preparados en una imprenta o crear sus propios formularios. Si se utilizan formularios creados de forma independiente, deben tener una serie de detalles obligatorios, que están contenidos en el Reglamento aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 6 de mayo de 2008 No. 359 (cláusula 3).
El uso de formularios de informes estrictos desarrollados independientemente debe ser aprobado por orden del gerente.
También es importante saber que BSO es utilizado únicamente por LLC y empresarios individuales que brindan servicios al público.
Por lo tanto, al recibir dinero por el servicio prestado, un empresario individual u organización emite al comprador un documento que confirma el pago. Por regla general, se trata de recibos, billetes o cupones. Los documentos anteriores se emiten en la BSO y equivalen a un recibo de caja.
El Reglamento, aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 6 de mayo de 2008 No. 359, contiene todas las reglas para la creación, así como el almacenamiento y la contabilidad de formularios de informes estrictos.
formularios BSO
Como se señaló anteriormente, existen BSO, cuya forma fue desarrollada por las autoridades ejecutivas. Estas BSO incluyen formas industriales, a saber:
- billetes de tren;
- paquetes de excursiones.
Estos estrictos formularios de presentación de informes están aprobados por el Ministerio de Transporte y el Ministerio de Cultura de la Federación de Rusia.
En la mayoría de los casos, tanto los empresarios individuales como las organizaciones desarrollan de forma independiente un formulario BSO que contiene todos los detalles necesarios, de acuerdo con las normas de la legislación vigente, enumerados en el Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 6 de mayo de 2008 No. 359 (cláusula 3). .
Estos son algunos de estos requisitos para BSO:
1. Nombre (IP o LLC).
2. Número (seis dígitos) y serie.
3. Tipo y costo del servicio prestado.
4. TIN (Empresario Individual o LLC).
Además, la ley no prohíbe el uso de un formulario prestado de formularios de declaración estrictos, que fue desarrollado por otro contribuyente (mensaje del Servicio Federal de Impuestos de Rusia a Moscú en carta del 1 de marzo de 2010 No. 17-15/020721 ).
Tenga en cuenta que no es necesario registrar la opción BSO que ha elegido en las agencias gubernamentales. Así se comenta en la Carta N° 03-01-15/1-14 de fecha 29 de enero de 2013.
El formulario de informe estricto debe ser aprobado mediante un documento interno de su organización.
Métodos para imprimir formularios de informes estrictos.
Puedes imprimir BSO de 2 maneras:
1. En la imprenta (que tiene derecho a emitir estos formularios).
2. De forma independiente (mediante un sistema automatizado).
Un sistema automatizado de este tipo puede ser una caja registradora modificada. Este dispositivo, a diferencia de una caja registradora normal, no necesita estar registrado en el servicio de impuestos (Carta del Servicio Federal de Impuestos de Rusia del 24 de agosto de 2012 No. AS-4-2 / 14038).
Tenga en cuenta que una computadora normal con impresora no será adecuada para imprimir BSO. Este punto de vista ha sido expresado más de una vez por funcionarios del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia (por ejemplo, carta del 25 de noviembre de 2010 No. 03-01-15 / 8-250).
Contabilidad y contabilidad fiscal BSO
Para registrar la disponibilidad (emisión) de formularios de informes estrictos, se utiliza la cuenta fuera de balance 006 "Formularios de informes estrictos". Esta cuenta registra formularios de informes estrictos a valor condicional. Está aprobado en las políticas contables de una organización o empresario individual.
Contabilización de BSO producido por método de impresión.
Los costos de producción o compra de formularios de informes estrictos en una imprenta se tienen en cuenta como parte de los gastos de las actividades ordinarias. Los gastos se dan de baja a las siguientes cuentas de gastos 20, 25, 26 y 44, reflejadas en la siguiente contabilización:
Débito 60 Crédito 51 — Se pagaron los servicios de imprenta para la producción de BSO (se transfirieron fondos para la compra de BSO).
Los BSO, que se produjeron en la imprenta, se tienen en cuenta de la siguiente manera: la recepción de los formularios se registra en el certificado de aceptación y su progreso posterior se registra en el diario de formularios de informes estrictos.
No existe una forma unificada de dicha revista. Un empresario individual o LLC desarrolla de forma independiente un formulario de diario y lo mantiene.
El registro contable de BSO suele incluir las siguientes columnas:
1. Fecha de recepción de formularios.
2. Número de formularios recibidos.
3. La persona que entregó los formularios.
4. Detalles del documento.
El diario muestra el saldo actual de cada artículo, incluida la serie y el número BSO. El saldo debe ser confirmado mediante un informe de inventario de formularios de informe estrictos.
Las hojas deben estar numeradas y atadas. La revista está certificada con la firma y sello del director. Mantener la contabilidad BSO es similar a mantener un libro de caja.
En el momento de aceptar dinero del cliente, un empleado de la organización (o empresario individual) completa un formulario e indica en él el recibido suma de dinero. Después de esto, la parte principal del BSO completado se transfiere al cliente. La parte desprendible (lomo) del formulario permanece en manos del empleado de la organización (IP). Si el formulario no tiene parte desprendible, se hace una copia del BSO.
El monto recibido del cliente se ingresa en la orden de recibo de efectivo y se registra en el libro de caja. Una matriz o una copia de un formulario de informe estricto es un documento que confirma la recepción de efectivo.
En caso auditoría fiscal, los trabajadores de inspección cuentan las matrices o copias de la BSO y se aseguran de que su número coincida con lo reflejado en el registro de formularios de informes estrictos. Después de esto, los funcionarios tributarios suman los montos indicados en las matrices (copias) de los formularios de declaración estrictos y los comparan con el monto de los ingresos ingresados en la caja registradora.
Contabilidad de BSO fabricado de forma independiente.
Cuando las BSO se produjeron utilizando un sistema automatizado, este sistema registra formularios de informes estrictos. Por lo tanto, el sistema registra y almacena simultáneamente información sobre todos los formularios emitidos, incluidos sus números y series. Con un sistema de este tipo, no es necesario mantener registros de BSO.
En autoproducción Los gastos de BSO se cargan en las cuentas 20, 25, 26, 44:
Débito 20, 25, 26, 44 Crédito 60: se cancelan los costos de compra y producción de BSO.
Durante la auditoría, los inspectores fiscales pueden solicitarle que les proporcione datos sobre los formularios emitidos que se almacenan en el sistema. Según el inciso 12 del Reglamento No. 359, el contribuyente está obligado a proporcionar esta información a los funcionarios tributarios.
Los inspectores comparan el número de BSO registrados por el sistema con el número de matrices (copias) de formularios de informes estrictos. Posteriormente se verifica la correspondencia del monto de las matrices con los montos indicados en el débito de la cuenta 50.
Contabilización de BSO para reventa
Puede surgir una situación en la que el contador, al momento de comprar los formularios, no esté seguro de cómo se utilizará exactamente el BSO en el futuro. Es decir, deben reflejarse en la cuenta 10 “Materiales”.
En caso de venta de BSO, primero se transfieren a la cuenta 41 “Bienes”. Luego de esto, la venta se refleja en las siguientes transacciones:
1. Débito 62 Crédito 91: ingresos por la venta de BSO.
2. Débito 91 Crédito 68 - IVA devengado por la venta de BSO.
3. Débito 91 Crédito 41: costo de compra / costo de creación de BSO vendido.
Libro de contabilidad de formularios de informes estrictos (diario contable BSO)
Como se mencionó anteriormente, si los BSO se producen mediante impresión, se debe mantener un libro de contabilidad BSO.
Al mismo tiempo, de acuerdo con la legislación vigente, una entidad comercial tiene derecho a desarrollar de forma independiente un diario adecuado con formularios estrictos de presentación de informes. El libro producido debe estar numerado y encuadernado. Posteriormente, el gerente, el contador de la organización y el responsable firman el libro y lo sellan.
Posteriormente se crean normas para el mantenimiento del libro, las cuales se confirman mediante la emisión del acta correspondiente indicando el responsable del mantenimiento del libro. Posteriormente, la persona responsable y el jefe de la organización (IP) firman un acuerdo de responsabilidad.
Los formularios se registran por su número, serie, nombre y fecha de recepción.
Como se mencionó anteriormente, los BSO producidos mediante sistemas automatizados no requieren contabilidad.
Libro de contabilidad BSO - llenado de muestra
Al hacer clic en el botón a continuación, el lector puede descargar una muestra de cómo completar el registro contable de BSO.
Formularios de notificación estrictos y su inclusión en un banco de datos electrónico.
Los formularios de informes estrictos (SSR) son un tipo especial de documentos que tienen elementos (medios) de protección contra la falsificación y un número de identificación aplicado durante su producción. La legislación de la República de Bielorrusia impone ciertos requisitos al proceso de su producción y uso de acuerdo con la Resolución del Consejo de Ministros de la República de Bielorrusia de 22 de diciembre de 2001 No. 1846 “Sobre algunas cuestiones de producción y uso de estrictos formularios de presentación de informes”.
El procedimiento para usar y contabilizar BSO está determinado por la Instrucción sobre el procedimiento para usar y contabilizar formularios de informes estrictos, aprobada por Resolución del Ministerio de Finanzas de la República de Bielorrusia de fecha 18 de diciembre de 2008 No. 196 (en adelante denominado como Instrucción No. 196).
La afiliación del documento contable primario a la BSO se verifica accediendo al banco de datos electrónico (en adelante, el EDB) de conformidad con la Resolución del Consejo de Ministros de la República de Bielorrusia de 6 de julio de 2011 No. 912 " Sobre las cuestiones de creación y mantenimiento de un banco de datos electrónico de formularios de documentos y documentos con un cierto grado de protección y productos impresos, el reconocimiento de determinadas resoluciones del Consejo de Ministros de la República de Bielorrusia como inválidas" (en adelante, Resolución No. 912).
EBD- este es un sistema organizativo y técnico, que es un conjunto de bases de datos sobre formularios de documentos fabricados, capitalizados, enviados, vendidos, devueltos sin usar, inválidos, cancelados y documentos con un cierto grado de protección y productos impresos incluidos en la lista de formularios de documentos. y documentos con cierto grado de protección y productos impresos (en adelante formularios), cuya información está sujeta a inclusión en la base de datos electrónica, y el sistema de gestión de estas bases de datos.
Con EDB, puede obtener información completa sobre formularios de documentos, documentos y productos impresos fabricados, vendidos, invalidados y almacenados en el contexto de puntos de venta, almacenes, autoridades fiscales y entidades comerciales. Asimismo, se podrá utilizar la información contenida en el banco de datos electrónico. autoridades fiscales durante las inspecciones de entidades comerciales para identificar posibles violaciones de las actividades comerciales. Así, gracias a la información contenida en la EDB, las autoridades reguladoras pueden establecer que el formulario utilizado nunca fue adquirido por una entidad comercial. Esto puede servir posteriormente como prueba de una transacción ficticia.
El funcionamiento de un banco de datos electrónico hizo posible agilizar la contabilidad y aumentar la eficiencia del control estatal sobre el uso de los formularios, documentos y materiales impresos recibidos para cada entidad comercial específica.
Como referencia: La información sobre la adquisición por parte de entidades comerciales de formularios de documentos contables primarios ingresados en un banco de datos electrónico, así como sobre su reconocimiento como inválidos, se puede obtener en el sitio web http://blank.bisc.by.
Resolución N° 912 (modificada el 13 de febrero de 2012 N° 144) aprobó:
1) Relación de formularios de documentos y documentos con cierto grado de protección y productos impresos, cuya información está sujeta a inclusión en la base de datos electrónica:
a) formularios de documentos con un cierto grado de protección:
Recibo de recibo de efectivo por la venta de bienes (ejecución de trabajo, prestación de servicios) sin el uso de cajas registradoras y (o) sistemas informáticos especiales y terminales de pago;
Conjunto de recibos modelo 0402370004;
Recibo de orden en efectivo;
Registro de transacciones de un participante en el comercio de divisas;
carta de porte;
Lista de embalaje;
b) documentos con cierto grado de protección:
Sello especial para marcar bebidas alcohólicas;
Sello fiscal para marcar productos de tabaco;
Sello fiscal para reetiquetar bebidas alcohólicas con sellos fiscales dañados;
Sello de control para el etiquetado de bebidas alcohólicas marcadas con sellos de impuestos especiales que se retiran de la circulación;
Marca de control (identificación);
Una marca de control destinada a marcar los documentos que acompañan a productos alcohólicos importados (exportados), productos que contienen alcohol no comestibles y alcohol etílico no comestible;
Una marca de control destinada a marcar los documentos adjuntos emitidos de conformidad con la legislación sobre combustibles líquidos de petróleo;
Un sello especial para marcar los productos del tabaco convertidos en ingresos estatales;
Un sello especial destinado a marcar bebidas alcohólicas detenidas o incautadas por autoridades reguladoras y policiales, así como confiscadas o convertidas en ingresos estatales de otra manera;
c) materiales impresos:
Libro de comentarios y sugerencias;
2) Lista de organizaciones dedicadas a la producción y venta (emisión) de formularios:
Empresa Unitaria Republicana "Centro de Información y Publicaciones sobre Impuestos y Derechos";
Empresa Unitaria Republicana "Editorial "Belblankavyd" (en adelante - RUE "Editorial "Belblankavyd");
Empresa Postal Unitaria Republicana "Belpochta".
Contabilidad de formularios de informes estrictos.
Las organizaciones comerciales mantienen una contabilidad analítica de formularios de informes estrictos para cada tipo de formulario y el lugar de su almacenamiento (personas materialmente responsables) en la cuenta fuera de balance 006 "Formularios de informes estrictos" (cláusula 20 de las Instrucciones sobre el procedimiento de uso y contabilidad para formularios de informes estrictos, aprobados por resolución del Ministerio de Finanzas de la República de Bielorrusia del 18/12/2008 No. 196 (en adelante, Instrucción No. 196)).
Esta cuenta tiene como objetivo resumir información sobre la disponibilidad y movimiento de BSO almacenados y emitidos para informes, y deben contabilizarse a su valor nominal o en valoración condicional (cláusula 84 de las Instrucciones sobre el procedimiento para aplicar el plan de cuentas estándar , aprobado por resolución del Ministerio de Finanzas de la República de Bielorrusia de fecha 29/06/2011 No. 50 (en adelante, Instrucción No. 50)).
Los departamentos de contabilidad centralizados además mantienen registros de formularios de informes estrictos para cada institución atendida (cláusula 20 de la Instrucción No. 196).
La recepción de formularios de informes estrictos es reflejada por el destinatario con las siguientes entradas (cláusula 21 de la Instrucción No. 196):
Kit 10 “Materiales” - Kit 60 “Acuerdos con proveedores y contratistas”
Y al mismo tiempo:
Recepción de formularios de series y números específicos a valor nominal o valoración condicional.
La cancelación de BSO de las cuentas de las personas financieramente responsables (la cancelación de series específicas y números de formulario) se refleja (cláusula 22 de la Instrucción No. 196):
Por gasto de la cuenta fuera de balance 006.
Cancelación de BSO dañada y (o) cancelada debido a fallas en la computadora, negativa del cliente a comprar bienes, datos enviados incorrectamente para completar el formulario, así como diversas circunstancias de emergencia (incendio, inundación, falla en la red de servicios públicos, etc.) que ocurrieron durante El almacenamiento de los formularios hasta que sean transferidos por el responsable financiero a los albaceas responsables se reflejan en las siguientes entradas (cláusula 24 de la Instrucción No. 196, teniendo en cuenta las normas de la Instrucción para contabilidad ingresos y gastos, aprobado por Resolución del Ministerio de Finanzas de la República de Bielorrusia de 30 de septiembre de 2011 No. 102 (en adelante, Instrucción No. 102)):
Dt 91 "Otros ingresos y gastos" - Kt 10
Estimado en base a los costos reales incurridos para la adquisición de BSO
Y al mismo tiempo:
Equipo 006
Cancelación de series específicas y números de formulario.
Si se identifican culpables que no garantizaron la seguridad de los BSO en los lugares donde estaban almacenados, el costo de los formularios dañados y (o) cancelados se refleja en los registros de acuerdo con el párrafo 25 de la Instrucción No. 196:
Dt 94 “Escaseces y pérdidas por daños a la propiedad” - Kt 10, 08 “Inversiones en activos a largo plazo”, 20 “Producción principal”, 23 “Producción auxiliar”, 26 “Gastos comerciales generales”, 29 “Producción e instalaciones de servicios ", 44 "Costos de implementación", etc.
En ausencia de culpables (mal funcionamiento del equipo de oficina, etc.)
Y al mismo tiempo:
Equipo 006
Cancelar series específicas y números de formulario;
Por el costo de formularios de informes estrictos dañados y (o) cancelados.
Situación
Kaktus LLC compró los formularios de carta de porte TTN-1 (PC) 100 números, serie AF del No. 2473901 al No. 2474000, de la editorial RUP Belblankavyd sobre la base de la carta de porte serie KK No. 1541471 del 08/04/2013. Tras la aceptación de la mercancía, no se encontraron faltantes ni defectos. El jefe de contabilidad A.R. Guseva entregó 50 números de la serie AF del n.° 2473901 al n.° 2473950 al contratista responsable, el almacenista I.I. No. 2473923, incluso como resultado de una falla en la impresora el 26 de abril de 2013, se dañaron 2 formularios TTN-1 serie AF No. 2473922 y No. 2473923.
Consideremos el registro de la emisión, así como la contabilidad, el almacenamiento y la cancelación de BSO.
La persona financieramente responsable refleja la recepción de los formularios de documentos en el libro de recibos y gastos para registrar formularios de informes estrictos (Apéndice 2 de la Instrucción No. 196). Antes de completarlo, el libro debe ser numerado, atado, sellado y firmado por el gerente y el jefe de contabilidad. El libro de recibos y gastos se puede llevar tanto en papel como en soporte informático (cláusulas 8, 9 de la Instrucción No. 196). El libro contiene información sobre la BSO que realmente recibió la persona financieramente responsable. Para cada tipo de BSO, se crean una o varias hojas del libro, cada operación de movimiento de formularios se registra en una línea separada.
La emisión de BSO a los ejecutores responsables para la presentación de informes se realiza mediante facturas en formularios de informes estrictos con el permiso del jefe y el jefe de contabilidad de la organización o de las personas autorizadas por ellos, indicando la serie y números de los formularios (cláusula 11 de la Instrucción No. 196).
A menudo hay casos en que la persona responsable puede dañar los formularios, por ejemplo, debido a una falla en la computadora, etc. En este caso, es importante cancelar correctamente los formularios dañados. Para ello, basta con elaborar un registro de formularios de informes estrictos que están sujetos a destrucción (cláusula 15 de la Instrucción No. 196).
Como referencia: Dado que la contabilidad BSO la lleva una persona financieramente responsable, la misma persona también puede ser controlador.
Los SSB dañados, junto con el registro elaborado sobre ellos, se almacenan en la organización durante un mes después de que las autoridades fiscales hayan verificado el cumplimiento de la legislación tributaria (cláusula 15 de la Instrucción No. 196). Al final de este tiempo, cuando la organización decide destruir estos formularios y cumple con las acciones establecidas en el inciso 15 de la Instrucción No. 196, se redacta un acta de cancelación de los formularios de informes estrictos dañados y cancelados (cláusula 16 de la Instrucción No. 196).
Los formularios utilizados por el ejecutor responsable son cancelados de su cuenta por la persona financieramente responsable sobre la base del acto de cancelación de SSO usado (cláusula 14 de la Instrucción No. 196). El acta debe estar firmada por los miembros de la comisión que verificaron los formularios utilizados y aprobada por el titular de la organización o su persona autorizada.
Para controlar el uso de BSO, para cada persona responsable que recibió los formularios, se abre una tarjeta de certificado en el departamento de contabilidad de la organización para el BSO usado emitido (cláusula 12 de la Instrucción No. 196). Al emitir una BSO al contratista, las columnas correspondientes se completan sobre la base de la factura de la BSO.
¿Cómo y dónde comprar formularios de documentos?
Adquisición, contabilidad, almacenamiento, utilización, incl. la devolución de formularios de documentos por parte de las personas jurídicas, sus sucursales y oficinas de representación se realiza en la forma que determina la Instrucción sobre el procedimiento para la adquisición, contabilidad, almacenamiento, uso y devolución de formularios de documentos con cierto grado de protección, incluidos en la lista de formularios de documentos y documentos con un cierto grado de protección y materiales impresos, cuya información está sujeta a inclusión en la base de datos electrónica de formularios de documentos y documentos con un cierto grado de protección y materiales impresos aprobados por Resolución del Ministerio de Impuestos , Ministerio de Finanzas y Ministerio de Comunicaciones de la República de Bielorrusia de 12 de agosto de 2011 No. 33/77/17 (en adelante, Instrucción No. 33/77/17).
Las normas de la Instrucción N° 33/77/17 se aplican únicamente a formularios de documentos con cierto grado de seguridad, cuya información está sujeta a inclusión en la EDB y que se mencionan en la Resolución N° 912.
La venta de formularios a organizaciones se realiza si existe información sobre la organización en el Registro Estatal de Pagadores (otras personas obligadas) y previa presentación del original y copia del documento de pago que acredite el pago del costo de los formularios con base en la factura, y sobre la base de los siguientes documentos:
Un original y una copia de un documento que acredite el cargo oficial del gerente (una orden para el nombramiento de un gerente, o un extracto de la decisión de la junta general, directorio u otro órgano de dirección de una persona jurídica, o un contrato de trabajo (contrato), o un contrato civil, o un certificado del director de una organización sin fines de lucro), así como el documento original que acredite su identidad, cuando se vende al director de la organización;
Poderes para recibir formularios y el documento de identificación original - cuando se venden a otro representante que no sea el jefe de la organización;
El original y una copia del documento de identidad, cuando se vende a un empresario individual.
Los originales de los documentos presentados, a excepción del poder para recibir formularios, deberán ser devueltos previa verificación con copias.
Las organizaciones que han comprado formularios de documentos son responsables de su almacenamiento y uso, y no se permite transferirlos a otras organizaciones.
¡Importante! Las entidades comerciales deben verificar las facturas para asegurarse de que pertenecen al remitente de los bienes y la validez del formulario (si son emitidas por un residente de la República de Bielorrusia) (Decreto del Presidente de la República de Bielorrusia de octubre 23, 2012 No. 488 “Sobre algunas medidas para prevenir la minimización ilegal de obligaciones tributarias”). Dicha verificación se puede realizar en un sistema automatizado para mantener formularios EDB de documentos y documentos con un cierto grado de protección y materiales impresos generando una solicitud en el sitio web http://blank.bisc.by.
Todas las transacciones en efectivo de las organizaciones deben realizarse a través de equipos de caja registradora. Se requieren formularios de informes estrictos (SSR) para aquellas instituciones que aceptan efectivo directamente, sin utilizar cajas registradoras (artículo 2 54-FZ del 22 de mayo de 2003). Las instituciones presupuestarias no son una excepción en este asunto. Todos los movimientos de efectivo realizados sin el uso de cajas registradoras se reflejan necesariamente en un libro especial: un diario de formularios de informes estrictos, cuya muestra consideraremos paso a paso.
Cuando usar BSO
Se aplican en los siguientes casos:
- servicios de alimentación en instituciones educativas;
- venta al por menor de publicaciones periódicas publicaciones impresas y productos afines en quioscos;
- venta de billetes de viaje;
- venta de valores;
- prestación de diversos servicios a la población, etc.
¿Dónde puedo obtener el formulario de diario contable de BSO?
La legislación actual no prevé un formato de revista unificado, por lo que las organizaciones tienen la oportunidad de elaborar dicho registro de forma independiente. Sin embargo instituciones presupuestarias Se recomienda utilizar el formulario unificado 0504045, en el que se han elaborado las partes estructurales y de contenido, que reflejan claramente el movimiento de formularios de informes estrictos (Orden del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia No. 52n del 30 de marzo de 2015) . La revista unificada de formularios de informes estrictos se puede descargar de forma gratuita en nuestro sitio web.
Formulario según formulario OKUD 0504045
como llenar
Es necesario seguir ciertas reglas que se establecen a nivel legislativo:
- Cada hoja del libro debe estar cosida y numerada en orden.
- Todas las secciones están firmadas por el director y el jefe de contabilidad de la institución.
- Al completar, indique no solo el nombre de la BSO, sino también su serie y número.
Paso 1. En primer lugar, complete la página de título o encabezado del documento. Aquí debe indicar el nombre del registro: la revista de formularios de informes estrictos, así como el período del informe. A continuación, ingrese el nombre completo (abreviado) de la institución, los detalles necesarios y la unidad estructural responsable de mantener el libro.
Paso 2. Después de completar la página de título, complete la parte tabular. Se debe ingresar la siguiente información en la tabla:
- fecha de recepción o emisión de BSO;
- nombre de la contraparte;
- detalles del documento: motivos para emitir el formulario;
- cantidad, serie y número de BSO mediante recibo;
- cantidad, serie y número de BSO para consumo;
- cantidad, serie y número de hojas que quedan en la institución;
- valores totales de ingresos, gastos y saldo.
No se permiten inexactitudes, correcciones y distorsiones de la información al completar el libro. Si el empleado responsable cometió un error, las correcciones se realizan de la siguiente manera: se tacha la información incorrecta, luego se indican los datos correctos y la frase "Creer en la información corregida", se coloca la firma del responsable, el sello y la fecha.
Paso 3. El registro contable de BSO completo (puede descargar una muestra de forma gratuita al final del artículo) está numerado y cosido, certificado con la firma y el sello del gerente (si se usa en la organización).
¿Quién lleva el libro mayor?
Los registros contables se completan tanto en papel como electrónicamente, utilizando programas contables especializados. El empleado responsable del departamento de contabilidad mantiene el registro contable de BSO, una muestra del cual estamos considerando. Es designado por orden del jefe de la organización. El pedido también debe determinar el lugar y el período de almacenamiento del formulario.
¿Cuánto tiempo almacenar?
El período de validez de la revista es el informe o período impositivo. Durante todo el período de uso, el libro se almacena en el departamento de contabilidad. Después de completar el uso del registro, debe transferirse al archivo y almacenarse por un período determinado por la orden y las regulaciones locales, pero no menos de 5 años.
Muestra de cómo completar el libro de contabilidad BSO.
Los formularios de informes estrictos se imprimen o generan mediante sistemas automatizados (cláusula 4 del Reglamento aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 6 de mayo de 2008 No. 359).
Los formularios producidos mediante impresión deben registrarse por nombre, serie y números en el libro de formularios de documentos. No se ha aprobado la forma de dicho libro para organizaciones comerciales. Por tanto, la organización necesita desarrollarlo de forma independiente. Puede tomar lo siguiente como base para desarrollar su propio formulario de documento:
- formulario de libro para registrar documentos de informes estrictos OKUD 0504819;
- formulario del libro de contabilidad de formularios de informes estrictos OKUD 0504045.
Las hojas del libro de formularios contables deben estar numeradas, atadas, firmadas por el jefe y el jefe de contabilidad de la organización, y también selladas.
Así se desprende del párrafo 13 del Reglamento, aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia de 6 de mayo de 2008 No. 359, y carta del Ministerio de Finanzas de Rusia de 31 de agosto de 2010 No. 03-01-15/ 7-198.
La contabilidad de los formularios elaborados mediante sistemas automatizados se lleva a cabo automáticamente utilizando un software que le permite obtener información sobre los formularios de informes estrictos emitidos. En este sentido, a la hora de generar formularios de denuncia estrictos de forma automatizada, la organización debe cumplir con los siguientes requisitos:
- el sistema automatizado debe estar protegido contra el acceso no autorizado, identificar, registrar y almacenar todas las operaciones con el formulario del documento durante al menos cinco años;
- Al completar y emitir un formulario de documento, el sistema automatizado almacena el número único y la serie de su formulario.
Así se establece en el párrafo 11 del Reglamento, aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 6 de mayo de 2008 No. 359.
Reciba la BSO el mismo día con un certificado de aceptación. Puede redactarse, por ejemplo, según el formulario aprobado por el protocolo GMEC del 29 de junio de 2001 No. 4/63-2001. El acto debe ser aprobado por el jefe de la organización y firmado por los miembros de la comisión para la aceptación de formularios de presentación de informes estrictos. La composición del comité de aceptación de BSO se fija por orden del director de la organización. Dichas reglas están previstas en el párrafo 15 del Reglamento aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 6 de mayo de 2008 No. 359.
Almacenamiento
El jefe de la organización debe, mediante orden, designar a alguien responsable del almacenamiento y emisión de formularios de informes estrictos. Se debe concluir un acuerdo de responsabilidad financiera total con este empleado y se deben crear las condiciones para que almacene SSO. Los formularios de notificación estrictos deben almacenarse en armarios metálicos, cajas fuertes o habitaciones especialmente equipadas, que se sellan o sellan diariamente. Dichas reglas están establecidas en los párrafos 14 y 16 del Reglamento, aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 6 de mayo de 2008 No. 359.
Situación: al organizar la contabilidad y el almacenamiento de formularios de informes estrictos, ¿es necesario aplicar las instrucciones aprobadas por el protocolo de la Comisión Estatal Interdepartamental de Expertos en Cajas Registradoras (GMEC) de 29 de junio de 2001 No. 4/63-2001?
Respuesta: sí, es necesario.
El acta del GMEC del 29 de junio de 2001 No. 4/63-2001 hasta la fecha no ha sido cancelada. Sin embargo, fue redactado sobre la base y durante la vigencia de actos jurídicos reglamentarios que han perdido su fuerza. Por tanto, se puede aplicar en la medida que no contradiga el Reglamento aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 6 de mayo de 2008 No. 359.
Contabilidad: adquisición de BSO
Refleje la compra de formularios de informes estrictos en su contabilidad con las siguientes entradas:
Débito 10 (15) Crédito 60
- se refleja la recepción de formularios de informes estrictos;
Débito 20 (23, 25, 26, 44...) Crédito 10 (16)
- se transfirieron formularios de informes estrictos a las divisiones de la organización para su uso (en el momento de la transferencia de los formularios de informes).
Dichas reglas están establecidas por el párrafo 22 de las instrucciones aprobadas por el Protocolo GMEC del 29 de junio de 2001 No. 4/63-2001, y el párrafo 15 del Reglamento aprobado por el Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 6 de mayo de 2008 No. 359.
La recepción de formularios de informes estrictos también debe reflejarse en la cuenta fuera de balance 006. Esto se explica por el hecho de que el movimiento de dichos documentos requiere un control adicional (Plan de cuentas). Reflejar el BSO en el balance en una valoración condicional. Dichas reglas se establecen en el Instructivo para el Plan de Cuentas. La valoración condicional puede ser igual al precio real o cualquier otro valor, por ejemplo 1 rub. El procedimiento para determinar la valoración condicional está fijado en la política contable a efectos contables (cláusula 4 de PBU 1/2008).
Organice la contabilidad analítica en la cuenta 006 de acuerdo con los lugares donde se almacenan los formularios de informes estrictos (divisiones, personas responsables), por ejemplo, puede ingresar las siguientes subcuentas: "BSO en contabilidad", "BSO en el departamento" (Plan de cuentas) . Reflejar el movimiento de la BSO detrás del balance sobre la base de la hoja de control de admisión. Es sobre la base de este documento que es necesario realizar el volumen de negocios en la cuenta 006. Verifique mensualmente los datos en las hojas de control con el libro de contabilidad mediante formularios de informes estrictos. Dichas reglas están establecidas en el párrafo 22 del Instructivo aprobado por el Protocolo GMEC del 29 de junio de 2001 No. 4/63-2001.
Contabilidad: movimiento BSO
En contabilidad, refleje el movimiento de formularios de informes estrictos con las siguientes entradas:
Débito 006 subcuenta “BSO en contabilidad”
- se capitalizaron formularios de presentación de informes estrictos en la contabilidad fuera de balance en la valoración condicional;
Débito 006 subcuenta “BSO en el departamento” Crédito 006 subcuenta “BSO en contabilidad”
- se entregaron formularios de informes estrictos al empleado del departamento para que los informara;
Crédito 006 subcuenta “BSO en la división”
- Se cancelaron los estrictos formularios de presentación de informes en la contabilidad fuera de balance.
Además de los formularios emitidos a los clientes en lugar del recibo de caja, en la cuenta 006 se tendrá en cuenta:
- talonarios de cheques;
- cupones de litro de gasolina;
- libros de trabajo;
- vales recibidos por la organización en las sucursales del FSS de Rusia;
- otros documentos similares.
Una vez que se llena el BSO, se convierte en documento primario. Si dicho documento se pagó a expensas de la organización e indica una obligación incumplida hacia ella, dichos documentos se denominan monetarios y se registran en la cuenta 50-3 "Documentos en efectivo". Dichos documentos incluyen:
- documentos de viaje (billetes de avión y de tren);
- cupones en efectivo para gasolina;
- vales adquiridos por la organización;
- otros documentos similares.
Un ejemplo de cómo reflejar en contabilidad y tributación la recepción y el uso de formularios de informes estrictos.
CJSC Alfa ofrece servicios de lavandería y utiliza formularios de presentación de informes estrictos.
El 23 de agosto, Alpha compró 100 formularios de informes estrictos "Orden de trabajo", cuyo costo total fue de 236 rublos, IVA incluido: 36 rublos. Durante lo que resta del mes se emitieron 28 formularios. La organización mantiene registros de materiales sin utilizar las cuentas 15 y 16. En la cuenta fuera de balance, se tienen en cuenta formularios de informes estrictos en la valoración condicional de 1 rublo.
Alpha determina los ingresos y gastos mediante el método de acumulación. El impuesto sobre la renta se paga mensualmente. Debido al hecho de que el procedimiento para contabilizar los gastos en formularios de informes estrictos del Capítulo 25 código fiscal RF no se ha establecido, la política contable a efectos fiscales de Alpha estipulaba que estos gastos se incluyen en los gastos de materiales y son indirectos al calcular el impuesto sobre la renta.
La compra de formularios se reflejó en contabilidad con los siguientes asientos:
Débito 10 Crédito 60
- 200 frotar. (236 rublos - 36 rublos): los formularios de informes estrictos se han escrito en mayúscula;
Débito 19 Crédito 60
- 36 frotar. - el IVA se asigna a partir de los formularios adquiridos;
Débito 68 subcuenta “Cálculos de IVA” Crédito 19
- 36 frotar. - aceptado para la deducción del IVA en los formularios;
Débito 006
- 100 frotar. - se capitalizaron formularios de información estrictos para el balance en la valoración condicional;
Débito 20 Crédito 10
- 56 rublos. (200 rublos/pieza: 100 piezas × 28 piezas) - se entregaron formularios de informes estrictos a la persona responsable;
Crédito 006
- 28 frotar. - Se cancelaron los formularios de informes estrictos emitidos a los clientes.
El contador registró estos formularios impresos en el libro de formularios de informes estrictos.
En contabilidad fiscal, el costo de 28 formularios emitidos es de 56 rublos. fue incluido en gastos en agosto.
BÁSICO: impuesto sobre la renta
Situación: cómo tener en cuenta los costos de adquirir formularios de declaración estrictos al calcular el impuesto sobre la renta?
Para algunos formularios de informes estrictos, se proporcionan partidas de gastos especiales. Por lo tanto, tenga en cuenta los costos de compra de chequeras como parte de los costos de los servicios bancarios (subcláusula 15, cláusula 1, artículo 265 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). El departamento financiero recomienda utilizar este enfoque para organizaciones que utilizan el enfoque simplificado (carta del Ministerio de Finanzas de Rusia del 25 de mayo de 2007 No. 03-11-04/2/139). Esta conclusión puede extenderse a las organizaciones que aplican el sistema tributario general (cláusula 2 del artículo 346.16 del Código Tributario de la Federación de Rusia). Tanto con el método de devengo como con el método de efectivo, se tienen en cuenta los costos de compra de talonarios de cheques en el momento del pago (inciso 3, inciso 7, artículo 272, inciso 3, artículo 273 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).
Por un lado, los costes de adquirir formularios de notificación estrictos. sobre la base del subpárrafo 2 del párrafo 1 del artículo 254 del Código Fiscal de la Federación de Rusia. Esto se explica por el hecho de que estos costos están asociados con pagos por servicios prestados, es decir, las formas compradas se utilizan para necesidades de producción.
Por otro lado, estos costos pueden ser ser tenido en cuenta como parte de la papelería y atribuido a otros gastos (subcláusula 24, cláusula 1, artículo 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). Un punto de vista similar lo expresa el Ministerio de Finanzas de Rusia en una carta dirigida a las organizaciones que utilizan el sistema simplificado (carta del 17 de mayo de 2005 No. 03-03-02-04/1/123). Las conclusiones del departamento financiero pueden extenderse a las organizaciones que aplican el sistema tributario general (cláusula 2 del artículo 346.16 del Código Tributario de la Federación de Rusia).
Por lo tanto, la organización debe decidir de forma independiente si dichos gastos se clasifican como materiales u otros (cláusula 4 del artículo 252 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). Fije su elección en su política contable a efectos fiscales (artículo 313 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).
BASE: IVA
El IVA sobre los formularios de declaración estrictos adquiridos se puede deducir si se cumplen las siguientes condiciones:
- el impuesto lo presenta el proveedor;
- se adquirieron formularios de declaración estrictos para transacciones sujetas al IVA;
- se aceptan formularios de informes estrictos para el registro;
- hay una factura para ellos.
Así se establece en el artículo 171 del Código Fiscal de la Federación de Rusia.
La excepción a esta regla es cuando:
- organización disfruta de la exención del IVA ;
- utiliza formularios en libre de impuestos Transacciones de IVA.
En estos casos, incluya el IVA soportado en el coste de los formularios de declaración estrictos. Así se desprende del párrafo 2 del artículo 170 del Código Fiscal de la Federación de Rusia.
sistema tributario simplificado
Si una organización simplificada paga un impuesto único sobre la renta, entonces los costos de adquirir formularios de declaración estrictos no afectan la base imponible. Dichas organizaciones no tienen en cuenta ningún gasto (cláusula 1 del artículo 346.14, cláusula 1 del artículo 346.18 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).
Si una organización paga un impuesto único sobre la diferencia entre ingresos y gastos, el IVA soportado presentado por el proveedor al comprar formularios de declaración estrictos, incluir en los gastos (Subcláusula 8, Cláusula 1, Artículo 346.16 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).
Situación: ¿cómo puede una organización simplificada tener en cuenta el coste de los formularios de presentación de informes estrictos? La organización paga un impuesto único sobre la diferencia entre ingresos y gastos..
La respuesta a esta pregunta depende del tipo de formularios.
Para algunos formularios de informes estrictos, se proporcionan partidas de gastos especiales. Por lo tanto, tenga en cuenta los costos de compra de chequeras como parte de los costos de los servicios bancarios (subcláusula 9, cláusula 1, artículo 346.16 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). Un punto de vista similar lo expresa el Ministerio de Finanzas de Rusia en carta de 25 de mayo de 2007 No. 03-11-04/2/139. Tenga en cuenta estos gastos al calcular el impuesto único una vez pagados (cláusula 2 del artículo 346.17 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).
Según estrictos formularios de notificación utilizados en lugar de cajas registradoras, el procedimiento contabilidad fiscal no está claramente establecido en la legislación.
Por un lado, los costes de adquirir formularios de declaración estrictos. pueden clasificarse como gastos materiales (subpárrafo 5, párrafo 1 y párrafo 2, artículo 346.16, subpárrafo 2, párrafo 1, artículo 254 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). Esto se explica por el hecho de que estos costos están asociados con pagos por servicios prestados, es decir, las formas compradas se utilizan para necesidades de producción.
Por otra parte, estos costos se puede clasificar como papelería (Subcláusula 17, Cláusula 1, Artículo 346.16 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). Un punto de vista similar expresa el Ministerio de Finanzas de Rusia en carta de 17 de mayo de 2005 No. 03-03-02-04/1/123.
UTII
El objeto de la tributación UTII son los ingresos imputados (cláusula 1 del artículo 346.29 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). Por lo tanto, el costo de adquirir formularios de declaración estrictos no afecta el cálculo de la base imponible.
OSNO y UTII
Los formularios de informes estrictos se pueden utilizar tanto en las actividades de una organización sujeta a UTII como en actividades en sistema común impuestos. Como regla general, se sabe a qué tipo de actividad se refieren los cálculos para los cuales se elabora un formulario de informe estricto, utilizado en lugar de cajas registradoras. En consecuencia, los costes de compra de formularios y el importe del IVA pagado se pueden determinar mediante cálculo directo. Este procedimiento se deriva del párrafo 4 del artículo 149, el párrafo 9 del artículo 274 y el párrafo 7 del artículo 346.26 del Código Fiscal de la Federación de Rusia.
En algunos casos, es imposible determinar en qué tipo de actividad se utilizan las BSO. Por tanto, los costes de su adquisición no pueden imputarse directamente. En este caso, distribuirlos en proporción a la proporción de ingresos de cada tipo de actividad (Cláusula 9 del artículo 274 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). La necesidad de utilizar este método puede surgir, por ejemplo, al distribuir los gastos según una chequera.
IVA, que puede ser deducción por gastos distribuidos sobre BSO, calcular de acuerdo con la metodología establecida en los párrafos 4 y 4.1 del artículo 170 del Código Fiscal de la Federación de Rusia.
A la parte resultante de los gastos de las actividades de la organización sujeta a UTII, agregue el monto del IVA que no se puede deducir (subcláusula 3, cláusula 2, artículo 170 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).
El libro de contabilidad de formularios de informes estrictos es un registro obligatorio para todas las organizaciones que mantienen registros contables.
La forma aprobada del libro se llama oficialmente Libro de Contabilidad para Documentos de Responsabilidad Estricta. Las organizaciones y los empresarios individuales lo utilizan cuando se trata de RSS. Sin embargo, si intentamos encontrar el formulario de este registro aprobado para su uso, encontraremos lo siguiente:
- Formulario OKUD 0504045, aprobado. por orden del Ministerio de Finanzas de Rusia de 30 de marzo de 2015 N 52n;
- Formulario OKUD 0504819, aprobado. acta de la reunión de GMEC del 29 de junio de 2001 N 4/63-2001.
Entonces resulta que prácticamente todas las organizaciones comerciales y empresarios individuales no utilizan el Libro de registro de formularios de informes estrictos, sino el Libro de registro de documentos de informes estrictos.
Se plantea la cuestión de si las decisiones de la Comisión Estatal Interdepartamental de Expertos en materia de cajas registradoras son obligatorias. Resulta que si. Así lo explica el Ministerio de Hacienda en carta de 10 de enero de 2014 N 03-01-15/203.
Averigüemos qué son los formularios de informes estrictos: ¿cómo mantener registros de BSO?
contabilidad BSO
Entonces, su organización o empresario individual lleva a cabo un tipo de actividad en la que, al recibir efectivo de la población, se le permite usar y mantener registros de formularios de informes estrictos en el departamento de contabilidad, por ejemplo:
- fabricación de llaves;
- servicio de neumáticos;
- limpieza en seco;
- servicios veterinarios;
- etcétera.
BSO se puede imprimir de forma independiente si existe un sistema automatizado protegido contra el acceso no autorizado. Como opción: modificación de la caja registradora, pero sin registrarse en la oficina de impuestos, adquirirla en imprentas. ¿Cómo se mantienen los registros de dichos documentos contables en este caso particular? Una entidad comercial debe tener un diario de formularios de informes estrictos, del cual encontrará un ejemplo a continuación. (Cláusula 13 del Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia de 6 de mayo de 2008 N 359 “Sobre el procedimiento para realizar pagos en efectivo y (o) liquidaciones utilizando tarjetas de pago sin el uso de cajas registradoras”).
Cómo mantener registros de formularios de informes estrictos
La Resolución 359 (el mantenimiento de un libro de registros de formularios de informes estrictos está regulado por este acto normativo) define los requisitos para llevar un libro. Se requiere lo siguiente:
- atar las sábanas;
- número;
- Presentar la firma del gerente y jefe de contabilidad;
- sello o estampilla.
Consideremos una plantilla para completar el libro, teniendo en cuenta la tarea principal: proporcionar contabilidad en el contexto de nombres, series y números de BSO. Para ello, definimos los campos y columnas requeridos:
- Nombre del formulario; por ejemplo, Recibo BO-3, Orden de trabajo BO-1.
- La fecha de movimiento, fecha, mes, año es la fecha de recepción de la imprenta, la fecha de transferencia al responsable de aceptar dinero del público.
- De quién se recibió o a quién se emitió: indicamos el nombre de la imprenta al recibirlo y, al emitirlo, el nombre completo del responsable.
- Base (nombre del documento, número, fecha): al recibir recibos, puede ser un certificado de aceptación, una orden de recibo M-4, al emitir: una factura a la vista, un acto, un recibo, según el cronograma de flujo de documentos establecido. .
- Recibo, Gasto (cantidad, serie y número de formulario, monto): en estas columnas no es necesario reescribir todos los números y series de los recibos impresos recibidos, basta con indicar, por ejemplo, 10 piezas de la serie AK No. 980500- 980509 30 rublos 00 kopeks.
- Saldo (cantidad, monto): determinado después de cada recepción o emisión de formularios = Saldo antes del inicio del movimiento + Ingresos-Salidas.
Libro de contabilidad de formularios de informes estrictos: llenado de muestra
Ejemplo de llenado de la hoja:
Muestra de cumplimentación de la contrahoja (la revista debe estar encuadernada y numerada):
No te olvides de los matices importantes:
- Es necesario celebrar un acuerdo escrito con el empleado que supervisa la BSO sobre la responsabilidad financiera total de conformidad con el art. 244 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia (cláusula 14 de la Resolución núm. 359);
- formar una comisión para la recepción de BSO (cláusula 15 de la Resolución No. 359);
- los formularios se aceptan el día de su recepción de la imprenta (cláusula 15 de la Resolución No. 359);
- redactar un acta de aceptación de documentos y hacer que sea aprobado por el gerente (cláusula 15 de la Resolución No. 359).
Responsabilidad administrativa
¿Qué pasa si el modelo 0504045 (libro contable BSO) no está disponible en la organización? La respuesta a esta pregunta se encuentra en el artículo 14.5 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia. Entonces, un control inadecuado sobre la BSO y la falta de entrega del libro a solicitud del Servicio de Impuestos Federales amenazan con:
- funcionarios con una advertencia o una multa de 1,5 mil a 3 mil rublos;
- entidades legales una advertencia o una multa de 5 mil a 10 mil rublos.
Así, cada organización y empresario individual puede decidir de forma independiente qué le resulta más rentable: un libro de formularios de informes estrictos, que se puede adquirir en cualquier imprenta, o una multa por cada solicitud del Servicio de Impuestos Federales.
